Rechtssichere E-Mai-Archivierung für Ihr Unternehmen

In Deutschland müssen alle Unternehmen und Gewerbetreibende ihre E-Mails archivieren. Rechtsgrundlagen für diese sogenannte „revisionssichere E-Mail-Archivierung“ sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Hiernach müssen Handels- und Geschäftsbriefe oder Unterlagen, die Ihre steuerliche Erfassung betreffen, archiviert werden. Man könnte also sagen: ins Archiv gehören alle Unterlagen, die Sie benötigen, um Ihre Geschäftsaktivitäten vorzubereiten, durchzuführen, abzuschließen oder zu stornieren. Dazu gehören neben E-Mails auch Rechnungen, Gutschriften und andere Dokumente. Hierzu empfiehlt sich daher der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems.

Je nachdem, welche Verwendung das jeweilige Dokument hat, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 oder 10 Jahren. Die Aufbewahrungsfristen beginnen am Ende des Kalenderjahres, in dem Sie die jeweiligen E-Mails bekommen oder versendet haben.

Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren
Handels- und Geschäftsbriefe, z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Widerrufsschreiben

Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
E-Mails zu Einnahmen und Ausgaben, z. B. Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Inventare und sämtliche andere Buchungsbelege

Unsere Lösung

Gerne übernehmen wir für Sie die automatisierte und vollständige Archivierung Ihrer E-Mails im Rahmen unseres Managed Backup. Wahlweise erfolgt die Sicherung auf einem NAS-System in Ihren Räumlichkeiten, vollkommen automatisiert in der Cloud oder beides zusammen. So sind Sie stets für den Ernstfall gerüstet und haben jederzeit Zugriff auf Ihre E-Mails!